Die digitale Personalakte ab 2027

Was ist die Digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist die elektronische Abbildung der klassischen Papierpersonalakte. Sie enthält alle relevanten Dokumente und Informationen zu einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin über den gesamten Beschäftigungszeitraum hinweg – von der Bewerbung über den Arbeitsvertrag bis zum Austritt. Der entscheidende Vorteil ist der schnelle und ortsunabhängige Zugriff auf die Daten sowie die Reduzierung von Papierkram und Archivierungsaufwand.

Inhalte der Digitalen Personalakte

Die Inhalte der digitalen Personalakte sind im Wesentlichen die gleichen wie bei der Papierakte, nur eben in digitaler Form. Dazu gehören typischerweise:

• Bewerbungsunterlagen: Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen.

• Arbeitsvertrag und Zusatzvereinbarungen: Originalvertrag, Nachträge, Änderungsvereinbarungen.

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Alle monatlichen Abrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Sozialversicherungsnachweise.

• Urlaubs- und Fehlzeiten: Anträge und Genehmigungen für Urlaub, Krankmeldungen, Informationen zu Elternzeit oder Pflegezeit.

• Leistungsbeurteilungen und Entwicklungsgespräche: Protokolle von Feedbackgesprächen, Zielvereinbarungen, Weiterbildungsnachweise.

• Korrespondenz: Schriftverkehr zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Abmahnungen, Kündigungen.

• Persönliche Daten: Kontaktdaten, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer.

• Arbeitszeugnisse: Zwischen- und Endzeugnisse.

Es ist wichtig zu beachten, dass nur die für das Beschäftigungsverhältnis relevanten und rechtlich zulässigen Daten gespeichert werden dürfen.

Pflichten im Zusammenhang mit der Digitalen Personalakte

Die Einführung der digitalen Personalakte bringt für Arbeitgeber und Arbeitnehmer verschiedene Pflichten mit sich, die vor allem dem Datenschutz und der Datensicherheit dienen.

Pflichten für Arbeitgeber:

• Datenschutzkonformität: Die digitale Personalakte muss den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) entsprechen. Dazu gehören:

  • Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung: Nur Daten, für die eine Rechtsgrundlage (z.B. Vertragserfüllung, gesetzliche Pflicht) besteht, dürfen verarbeitet werden.

  • Zweckbindung: Daten dürfen nur für den ursprünglich vorgesehenen Zweck verarbeitet werden.

  • Datenminimierung: Nur die wirklich notwendigen Daten dürfen gespeichert werden.

  • Speicherbegrenzung: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den vorgesehenen Zweck erforderlich sind und gesetzliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.

• Datensicherheit: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung zu schützen. Dazu gehören:

  • Verschlüsselung: Sensible Daten sollten verschlüsselt werden.

  • Zugriffsberechtigungen: Nur autorisierte Personen dürfen Zugriff auf die Personalakte haben, und dies nur im Rahmen ihrer Aufgaben.

  • Sicherungskonzepte: Regelmäßige Backups müssen erstellt werden, um Datenverlust zu vermeiden.

  • Protokollierung: Zugriffe und Änderungen an der Akte sollten protokolliert werden.

• Transparenz und Informationspflicht: Arbeitnehmer müssen darüber informiert werden, welche Daten zu ihrer Person gespeichert werden, zu welchem Zweck und wie lange.

• Auskunftsrecht: Arbeitnehmer haben das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.

• Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung: Arbeitnehmer können die Berichtigung unrichtiger Daten, die Löschung nicht mehr benötigter Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

• Betriebsratliche Mitbestimmung: Die Einführung und Ausgestaltung einer digitalen Personalakte unterliegt in der Regel der Mitbestimmung des Betriebsrats, da es sich um die Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen handelt, die der Überwachung des Verhaltens und der Leistung der Arbeitnehmer dienen können (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Pflichten für Arbeitnehmer (indirekt):

• Richtigkeit der eigenen Daten: Arbeitnehmer sind in der Regel dazu angehalten, Änderungen ihrer persönlichen Daten (z.B. Adresse, Familienstand) dem Arbeitgeber zeitnah mitzuteilen, damit die Akte aktuell bleibt.

• Mitwirkungspflicht: In bestimmten Fällen kann eine Mitwirkung bei der Bereitstellung von Informationen für die digitale Akte erforderlich sein, sofern dies im Rahmen der arbeitsvertraglichen Pflichten liegt.

Die Einführung der digitalen Personalakte stellt einen wichtigen Schritt in Richtung einer effizienteren und moderneren Verwaltung dar. Gleichzeitig ist es unerlässlich, die datenschutzrechtlichen Vorgaben strikt einzuhalten, um die Rechte der Arbeitnehmer zu wahren.

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